Excel業務を減らす方法｜手作業を仕組みに変えるコツ

Excelが悪いわけではない。使い方の問題

Excelは便利なツールです。しかし、すべての業務をExcelで管理しようとすると、問題が起きます。

• 同じデータを複数のファイルに手入力している
• 「最新版」がどれかわからなくなる
• 関数が壊れて集計がずれる
• 担当者が休むと誰も触れない

心当たりはありませんか？

手作業が多い業務は「仕組み」に変えられる

たとえば、毎月やっている集計作業。Excelのシートを開いて、数字を拾って、別のシートにコピーして…。この作業、仕組み化すれば自動でできます。

私が建設会社の業務改善を行った際は、紙に書いていた安全書類を、スマホから入力できるフォームに変えました。入力されたデータは自動で集計されるので、手作業の集計は不要になりました。

「全部変える」必要はない

よくある誤解が、「Excelをやめるなら全部変えないといけない」というものです。

そんなことはありません。まずは一番手間がかかっている作業、一番ミスが多い作業だけを変えればいいのです。

ネイルサロンのPercha MOMOさんの場合、Wixで運用していたホームページの更新作業に毎回時間がかかっていました。月額費用もかかっていた。そこを改善して、月額0円で運用できる仕組みに変えました。全部を一気に変えたわけではありません。

始め方：3ステップ

1. 困っている作業を書き出す — まずは「何に時間がかかっているか」をリストにする
2. 一番困っているものを1つ選ぶ — 全部やろうとしない。まずは1つだけ
3. 専門家に相談する — 自分で調べるより、経験者に聞いた方が早い

まとめ

Excel業務を減らすコツは、「全部変えようとしない」ことです。一番手間がかかっているところから、小さく始める。それだけで業務は確実に楽になります。

どこから手をつければいいかわからない方は、30分の無料相談をご利用ください。現場の業務を聞いた上で、最適な改善方法をご提案します。